Dernière mise à jour : 25 juin 2026
PEPINES accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels des personnes qui visitent son site web, participent à ses activités, deviennent membres, s’inscrivent à ses événements ou communiquent avec l’organisme.
La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager, ainsi que les droits des personnes concernées.
Cette politique s’applique au site web de PEPINES : https://pepines.com
- Qui sommes-nous ?
PEPINES — Promotion des Estriennes pour initier une nouvelle équité sociale — est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de favoriser la participation des femmes à la vie citoyenne et politique, et de contribuer à une société plus équitable, diversifiée et inclusive.
Dans le cadre de ses activités, PEPINES peut recueillir certains renseignements personnels afin de communiquer avec les personnes intéressées, gérer ses événements, ses inscriptions, son membrariat, ses activités de mobilisation, ses projets et ses communications.
- Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément aux obligations applicables au Québec, PEPINES désigne la personne suivante, responsable de la protection des renseignements personnels :
Personne responsable : Joan Westland-Eby
Titre : Présidente
Délègue la gestion opérationnelle de la protection des renseignements personnels à :
Nicole Charrette
Titre : Directrice générale
Courriel : direction@pepines.com
Adresse postale : 165, rue Moore, bur. 301 – Sherbrooke (QC) J1H 1B8
Toute question, demande d’accès, demande de rectification, retrait de consentement ou plainte concernant la gestion des renseignements personnels peut être transmise à cette personne.
- Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Selon les interactions avec PEPINES, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
- Prénom et nom ;
- Adresse courriel ;
- Numéro de téléphone ;
- Ville, municipalité ou MRC ;
- Organisation, fonction ou titre professionnel ;
- Statut de membre, d’élue, de candidate, de participante ou de partenaire, lorsque pertinent ;
- Renseignements fournis volontairement dans un formulaire, un courriel, une inscription ou une demande de participation ;
- Préférences de communication ;
- Informations liées à l’inscription à un événement, une formation, une consultation ou une activité ;
- Données techniques liées à la navigation sur notre site web, comme l’adresse IP, le type d’appareil, le navigateur utilisé, les pages consultées et les fichiers témoins, lorsque ces outils sont activés.
PEPINES ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins indiquées dans la présente politique.
- Pourquoi recueillons-nous ces renseignements ?
Les renseignements personnels recueillis peuvent être utilisés pour :
- Répondre aux demandes transmises par formulaire, courriel ou téléphone ;
- Gérer les inscriptions aux activités, événements, formations, consultations ou rencontres ;
- Administrer le membrariat de PEPINES ;
- Transmettre des communications, nouvelles, invitations, infolettres ou informations sur nos activités ;
- Documenter la participation à certains projets ou activités financés ;
- Assurer le suivi avec les membres, partenaires, participantes et participants ;
- Améliorer le site web, les communications et les services de PEPINES ;
- Respecter les obligations légales, administratives, contractuelles ou financières de l’organisme ;
- Assurer la sécurité du site web et prévenir les utilisations non autorisées.
Lorsque cela est requis, PEPINES demande le consentement des personnes avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer leurs renseignements personnels.
- Comment recueillons-nous les renseignements personnels ?
PEPINES peut recueillir des renseignements personnels lorsque vous :
- Remplissez un formulaire sur notre site web ;
- Vous inscrivez à une activité, une formation, une consultation ou un événement ;
- Devenez membre de PEPINES ;
- Vous abonnez à une infolettre ;
- Communiquez avec nous par courriel, téléphone ou formulaire de contact ;
- Participez à un projet, une consultation, une table ronde ou une activité de mobilisation ;
- Interagissez avec nos communications numériques ;
- Naviguez sur notre site web, lorsque des outils de mesure d’audience ou des fichiers témoins sont utilisés.
- Fichiers témoins, outils de mesure et technologies de suivi
Le site web de PEPINES peut utiliser des fichiers témoins, aussi appelés « cookies », ou des outils de mesure d’audience afin de mieux comprendre l’utilisation du site, d’améliorer l’expérience de navigation et d’évaluer la portée de ses communications.
Ces outils peuvent recueillir certaines données techniques, comme :
- Les pages visitées ;
- La durée de la visite ;
- Le type d’appareil utilisé ;
- Le navigateur ;
- La provenance approximative de la visite ;
- Certaines interactions avec le site.
Lorsque requis, les personnes qui visitent le site peuvent accepter, refuser ou gérer certains fichiers témoins à partir des paramètres proposés sur le site ou dans leur navigateur.
PEPINES n’utilise pas ces données pour identifier personnellement les visiteurs, sauf si la personne fournit elle-même des renseignements personnels par un formulaire ou une autre communication.
- À qui les renseignements peuvent-ils être communiqués ?
PEPINES ne vend pas les renseignements personnels.
Les renseignements peuvent toutefois être communiqués, lorsque nécessaire, à certaines personnes ou organisations, notamment :
- Les membres autorisés de l’équipe de PEPINES ;
- Les membres du conseil d’administration ou des comités concernés, lorsque nécessaire ;
- Les fournisseurs de services technologiques, par exemple pour l’hébergement du site, la gestion des courriels, les infolettres, les formulaires, les inscriptions ou les outils de mesure d’audience ;
- Les partenaires impliqués dans une activité, uniquement lorsque cela est nécessaire et pertinent ;
- Les bailleurs de fonds ou organismes publics, lorsque requis dans le cadre d’une reddition de comptes, en privilégiant les données agrégées ou anonymisées lorsque possible ;
- Les autorités compétentes, lorsque la loi l’exige.
PEPINES limite l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
- Conservation des renseignements personnels
PEPINES conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour se conformer à ses obligations légales, comptables, administratives ou contractuelles.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, PEPINES prend des mesures raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire ou les anonymiser, lorsque cela est approprié. Depuis septembre 2023, la Loi 25 prévoit notamment l’anonymisation comme option possible, lorsque certaines conditions sont respectées.
- Sécurité des renseignements personnels
PEPINES met en place des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la communication non autorisée ou la modification.
Ces mesures peuvent inclure :
- Un accès limité aux personnes autorisées ;
- L’utilisation de mots de passe et d’outils sécurisés ;
- La sensibilisation des personnes qui traitent des renseignements personnels ;
- La limitation de la collecte aux renseignements nécessaires ;
- La révision périodique des accès et des outils utilisés.
Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’est toutefois entièrement sécurisée. PEPINES s’engage à agir avec diligence en cas d’incident de confidentialité.
- Incident de confidentialité
Un incident de confidentialité peut notamment correspondre à l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée, la communication non autorisée, la perte ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
En cas d’incident présentant un risque sérieux de préjudice, PEPINES prendra les mesures nécessaires, notamment en avisant les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information du Québec, lorsque requis. Les organisations doivent également être en mesure de tenir un registre des incidents de confidentialité
- Vos droits
Toute personne concernée par des renseignements personnels détenus par PEPINES peut demander :
- L’accès aux renseignements personnels la concernant ;
- La rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
- Le retrait de son consentement à certaines utilisations, lorsque cela est possible ;
- La cessation de la diffusion d’un renseignement personnel, lorsque la loi le permet ;
- Des informations sur l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels ;
- Le dépôt d’une plainte concernant la gestion de ses renseignements personnels.
Pour exercer ces droits, il faut communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée à la section 2.
PEPINES répondra aux demandes dans un délai raisonnable, conformément aux lois applicables.
- Communications électroniques et infolettres
Si vous vous inscrivez à une infolettre ou acceptez de recevoir des communications de PEPINES, nous pouvons utiliser votre adresse courriel pour vous transmettre des nouvelles, invitations, informations sur nos activités ou appels à participation.
Vous pouvez vous désabonner en tout temps en cliquant sur le lien de désabonnement prévu à cet effet, lorsque disponible, ou en communiquant avec nous à l’adresse suivante : direction@pepines.com
- Liens vers des sites externes
Le site web de PEPINES peut contenir des liens vers des sites externes, par exemple des partenaires, organismes publics, plateformes d’inscription, réseaux sociaux ou ressources documentaires.
PEPINES n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites externes. Nous invitons les personnes qui les consultent à lire leurs politiques de confidentialité.
- Renseignements concernant des personnes mineures
Certaines activités de PEPINES peuvent s’adresser à des jeunes, notamment dans le cadre d’activités citoyennes, éducatives ou de sensibilisation.
Lorsque des renseignements personnels concernant des personnes mineures sont recueillis, PEPINES veille à limiter la collecte aux renseignements nécessaires et à obtenir les consentements appropriés lorsque requis.
- Modification de la politique
PEPINES peut modifier la présente politique de confidentialité afin de refléter l’évolution de ses pratiques, de ses outils technologiques ou de ses obligations légales.
La date de la dernière mise à jour sera indiquée au haut de la politique. En cas de changement important, PEPINES pourra prendre des moyens raisonnables pour en informer les personnes concernées.
- Pour nous joindre
Pour toute question concernant cette politique ou la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :
PEPINES
À l’attention de : Nicole Charrette
Titre : Directrice générale
Courriel : direction@pepines.com
Adresse postale : 165, rue Moore, bur. 301 – Sherbrooke (QC) J1H 1B8